Data-uitvraag niet-OOB organisaties door AFM
Martijn Zoet & Eric Mantelaers
Inleiding
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) verricht vanaf 2022 het Wta-toezicht op alle accountantsorganisaties, dus ook op de niet-OOB-accountantsorganisaties. In dat kader heeft de AFM recentelijk een tweetal overzichten gepubliceerd met de naam “de gevraagde data-punten voor een (toekomstige) AFM data-uitvraag in 2022 (e.v.)”. Het eerste overzicht betreft de data-punten die moet worden aangeleverd per accountantsorganisatie. Het tweede overzicht richt zich op de data-uitvraag per wettelijke controle.
In deze bijdrage gaan we in op de vraag hoe u zich als accountantsorganisatie kunt voorbereiden op deze uitvraag.
Randvoorwaarden
In het kader van hun (data-gedreven) toezicht is de AFM met name geïnteresseerd in de kwaliteitswaarborgen (het stelsel van kwaliteitsbeheersing), kwaliteit van wettelijke controles en de kwaliteitsgerichte cultuur binnen alle vergunninghoudende accountantsorganisaties. In welke informatie is de AFM zoal geïnteresseerd?
Data-uitvraag accountantsorganisatie
In de data-uitvraag per accountantsorganisatie wordt een tweedeling gemaakt in: 1) kwaliteitsmanagement en kwaliteitsgerichte cultuur en 2) overige informatie. In totaal worden 62 datapunten benoemd, verdeeld over tien subcategorieën: 1) Beheersing van kwaliteit op accountantsorganisatie (AO)-niveau (kwaliteitscirkel), 2) Kwaliteit van bestuur/management/governance-structuur, 3) Ondersteuning aan de praktijk/bureau vaktechniek, 4) Vaktechnische kwaliteit en stabiliteit personeelsbestand, 5) Learning & development, 6) Systeem van kwaliteitswaarborgen, 7) Incidentbeleid en oorzakenanalyse, 8) Beeld van AO uit toetsingen, meldingen, claims etc., 9) Beeld van AO ten aanzien van informatiebeveiliging en 10) Kwaliteitsgerichte cultuur.
Op datapuntniveau betekent dit dat informatie gewenst is over bijvoorbeeld “het aantal medewerkers dat werkzaam is in de beroepsontwikkeling bij bijvoorbeeld een universiteit”, maar ook “het aantal verrichte wettelijke controles” en het wel of niet aanwezig zijn van “beleid rondom incidenten”.
Data-uitvraag per wettelijke controle
De data-uitvraag per wettelijke controle is onderverdeeld in zes onderdelen: 1) basisgegevens, 2) profiel van de opdracht, 3) urenregistratie, 4) risico-inschatting, 5) uitvoering en 6) afronding en oordeelsvorming. In totaal worden er 69 datapunten uitgevraagd per wettelijke controle. Voorbeelden van deze data punten zijn: naam van de controlecliënt, bestede uren, materiele omzetstroom in landen met een corruptie-index <40, of de vraag of de betreffende cliënt in het nieuws is geweest vanwege (mogelijke) integriteit-schendingen. Een nadere concretisering van deze data-punten in specifieke analysevragen is opgenomen in onderstaand plaatje.
Figuur 1: Vertaling datapunten naar concrete analysevragen
Van concrete vragen naar bruikbare inzichten
Om aan de uitvraag van de AFM te kunnen voldoen is één van de belangrijkste randvoorwaarden dat de eigen data-huishouding en analysecapaciteiten op orde zijn. Wij achten de kans groot dat dit niet overal zo is. Maar hoe bepaalt u nu of uw eigen data-organisatie en analysecapaciteiten op orde zijn?
Om de kwaliteit van de data-organisatie en analysecapaciteit te duiden worden vaak afgeleide ‘metrics’ gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn: wat is het budget voor data-governance, wat is het budget voor machine learning, hoeveel modellen zijn er in gebruik, hoelang duurt het om een model in gebruik te nemen, enzovoort. Deze afgeleide ‘metrics’ kunnen relevant zijn, maar geven echter nog geen antwoord op de echte vraag, zijnde: welke analysevragen (denk aan de data-uitvraag van de AFM) kunnen wij beantwoorden en hoeveel moeite kost het ons (als accountantsorganisatie) om die vragen te beantwoorden? De Analyse Quotiënt is in dit kader een bruikbare indicator.
Analyse Quotiënt
De Analyse Quotiënt is een performance analyse waarmee bruikbare inzichten worden verschaft om de analysecapaciteiten van een organisatie te verbeteren. De scores die aan de Analyse Quotiënt van een organisatie kunnen worden toegekend, zijn: genie, begaafd, gemiddeld, uitgedaagd en zwak. Wanneer een organisatie de score genie toegekend krijgt, scoort zij hoger dan al haar ‘peers’. Bij de score ‘zwak’ loopt een organisatie achter op al haar ‘peers’. De score van de Analyse Quotiënt benadrukt de sterke en zwakke punten ten aanzien van de analysecapaciteit van een organisatie. Deze kan daarom gebruikt worden voor het identificeren van kansen en verbeteringen op korte en lange termijn. Om deze verbeteringen te kunnen identificeren worden er op drie dimensies metingen uitgevoerd, namelijk: 1) de (type) analysevragen die de organisatie kan beantwoorden, 2) de automatiseringsgraad die wordt toegepast bij het beantwoorden van de analysevragen 3) de integratie van het antwoord op de analysevraag, in bedrijfsprocessen en/of bedrijfsbeslissingen. In het geval van de AFM-uitvraag zal het gaan om het compliance- of riskmanagementproces van de accountantsorganisatie.
Voordat de score kan worden berekend op deze drie dimensies dient er één voorbereidende stap te worden uitgevoerd: het bepalen van de analysevragen op basis waarvan de Analyse Quotiënt wordt bepaald. Hierbij zijn er twee mogelijkheden, namelijk: 1) het formuleren van een eigen set van analysevragen of 2) gebruikmaken van een set analysevragen die beschikbaar wordt gesteld door een derde partij. In dit specifieke geval is de basis waarop de analysevragen worden geformuleerd de 131 datapunten, beschikbaar gesteld door de AFM. Deze 131 datapunten dienen daarom te worden vertaald naar concrete analysevragen. Hierna kunt u inventariseren waar u staat ten aanzien van de lijst met analysevragen die u dient te beantwoorden om te kunnen rapporteren aan de AFM.
Figuur 2: Voorbeeld Analyse Quotiënt
Op basis van de Analyse Quotiënt van uw accountantsorganisatie kunnen aanbevelingen en een ‘roadmap’ worden geformuleerd, om zodoende uw score op het gewenste niveau te krijgen. Wanneer uw score ‘zwak’ is, betekent dit dat er nog een hoop werk aan de winkel is terwijl wanneer u ‘genie’ scoort, u zich geen zorgen hoeft te maken. Het is aan te bevelen om spoedig een scherp beeld te krijgen van wat u uiteindelijk wil bereiken. Hierbij helpen de volgende vragen:
Wat: Heeft u inzichtelijk welke analysevragen u moet beantwoorden om te voldoen aan de uitvraag van de AFM?
Met: Heeft u de juiste (en de juiste hoeveelheid) data om deze analysevragen te kunnen beantwoorden?
Door middel van: Heeft u de juiste tools (en algoritmen) om deze analyses te kunnen implementeren?
Wilt u hulp bij de beantwoording van deze vragen en wilt u weten welke stappen u daarna moet zetten, neem dan contact met ons op.